Beste SOP,
Met diepe droefheid schrijven we u vandaag om moeilijk nieuws te delen. Na veel bedenkingen en interne discussies hebben we ons gedwongen gezien om ons faillissement aan te vragen bij de rechtbank van Neufchateau. Deze moeilijke beslissing vloeit voort uit onze onmogelijkheid om de onderhoudskosten van het project te dekken en een evenement van dergelijke omvang te organiseren met zo weinig deelnemers. Deze beslissing is des te pijnlijker gezien de omstandigheden die ons tot dit punt hebben gebracht. Laten we kort de gebeurtenissen opsommen die onze reis vanaf het begin hebben gekenmerkt.
In november 2019, twee maanden voor onze allereerste editie van de Slag om de Ardennen, informeerden onze investeerders ons dat ze zich terugtrokken uit de overeenkomst om ons te ondersteunen voor de eerste vijf races. Dit was een grote klap, want met dit nieuws trok ook het bedrijf waarmee we waren gecontracteerd voor evenementenbeheer zich terug uit angst voor niet-betaling. Wij (vijf personen), zonder eerdere ervaring in de evenementenwereld, moesten alles zelf doen, van het beheren van het parcours van 5KM tot 25KM, het markeren van de route, het opzetten van het basiskamp, het regelen van logistiek met obstakels, boetes, en meer. Op 5 januari 2020 lanceerden we met veel hoop en opwinding de eerste editie van de Slag om de Ardennen met groot succes, met 1400 deelnemers. We hadden al overeenkomsten gesloten met Ypres, Arromanches-les-Bains, Nieuport, Arnhem en anderen voor aanstaande races. Helaas heeft de wereldwijde COVID-19-pandemie de wereld getroffen, ons leven verstoord en enorme uitdagingen gesteld voor alle sectoren, inclusief die van ons. Geen inschrijvingen omdat er geen evenementen plaatsvonden, maar de kosten die verband hielden met onze start-up waren nog steeds aanwezig.
Ondanks deze onverwachte omstandigheden slaagden we erin om het evenement Slag om Arnhem te organiseren met slechts 300 deelnemers, hoewel het aantal niet zo hoog was als verwacht. We wilden echter doorgaan om onze vaardigheden te verbeteren. Zoals jullie allen weten, is onze minimumdrempel voor het organiseren van een dergelijk evenement minimaal 600 deelnemers. Ook deze editie was niet gemakkelijk te implementeren, want de dag voor de race informeerde de stad ons dat we de rivier niet konden oversteken zoals oorspronkelijk gepland. Daarom moesten we last-minute wijzigingen aanbrengen in een groot deel van het parcours en de organisatie ervan. Vervolgens waren er geen evenementen tot 2022, maar een nieuwe onverwachte verrassing. De douane beoordeelde dat onze KAMOS een aankoopprijs hadden van € 50, terwijl we ze verkochten voor € 55. We hebben geprobeerd aan te tonen dat geen enkel bedrijf een product voor € 50 zou kopen en voor € 55 zou verkopen, maar tevergeefs. We waren gedwongen een bedrag van € 21.000 te betalen om onze KAMOS terug te krijgen. Het team besloot een nieuwe lening af te sluiten om dit te bereiken en het project in leven te houden.
De tweede editie van de Slag om de Ardennen in 2022 had 970 deelnemers, een vermindering van 29%. Het financiële resultaat was nog steeds niet gunstig gezien de gedane investeringen. De dag voor de race waren onze markeringen vernield en onze vesten waren nog steeds niet aangekomen vanwege een logistiek probleem in het magazijn in Nederland. Al deze problemen moesten worden beheerd door ons kleine team. Vervolgens, in september 2022, had de tweede editie van de Slag om Arnhem slechts 500 deelnemers. We hadden gehoopt dat de dingen zouden verbeteren, maar we werden geconfronteerd met nieuwe obstakels en onzekerheden die verband hielden met de pandemie. Ondanks al onze inspanningen om onze plannen aan te passen en de veiligheid van alle deelnemers te waarborgen, werd ook de derde editie van de Slag om de Ardennen gekenmerkt door verminderde deelname, met slechts 650 deelnemers, een afname van 46% ten opzichte van de eerste editie.
Dit jaar hadden we al onze hoop gevestigd op de eerste editie van de Slag om Ypres, met hoge verwachtingen en de wens om dit evenement memorabel te maken. Helaas moesten we een onvermijdelijke realiteit onder ogen zien. Het aantal ingeschreven deelnemers voor het evenement in Ypres bleef ver onder onze verwachtingen en de financiële vereisten om het te ondersteunen. Ondanks onze onvermoeibare inspanningen om het evenement te promoten, maakte het aantal van 199 deelnemers het onmogelijk om ons project voort te zetten.
U vraagt zich misschien af waarom een bedrijf niet langer kan doorgaan als de financiële balans het niet toestaat. De reden is eenvoudig: om een evenement van dergelijke omvang te organiseren, moeten we rekening houden met vele factoren, zoals het beheer van het parcours en de locatie, het opzetten van noodzakelijke infrastructuur, de veiligheid van de deelnemers, logistiek, personeel, communicatie, beloningen, en voor ons het beheer van de KAMOS en boetegewichten, naast vele andere aspecten. Al deze elementen hebben financiële kosten die moeten worden gedekt door de inkomsten van het evenement, inclusief de inschrijvingskosten van de deelnemers en partnerschappen met sponsors. Helaas, wanneer het aantal deelnemers te laag is, zijn de gegenereerde inkomsten niet voldoende om de gemaakte kosten te dekken, wat leidt tot onoverkomelijke financiële moeilijkheden.
We begrijpen dat dit nieuws voor jullie verwoestend kan zijn, en we willen onze diepe dankbaarheid uitspreken voor jullie onwankelbare steun en trouw gedurende deze reis. Samen hebben we onvergetelijke momenten beleefd, onze grenzen verlegd, ons gevoel van gemeenschap versterkt en eer en zelfverbetering gevierd. Jullie zijn een essentieel onderdeel geweest van deze gemeenschap, een steunpilaar waarop we konden vertrouwen. Terwijl we deze brief afsluiten, willen we onze diepe dankbaarheid uitspreken aan iedereen die ons project heeft gesteund met onwankelbare passie en toewijding. Jullie weten wie jullie zijn en wat jullie voor ons hebben gedaan. Jullie steun heeft ons geïnspireerd en ons de kracht gegeven om de uitdagingen aan te gaan waarmee we zijn geconfronteerd. We willen jullie uit de grond van ons hart bedanken voor de tijd, steun, onwankelbare aanwezigheid, constante aanmoediging en geloof in onze missie.
We zijn diepbedroefd dat we dit prachtige project niet kunnen voortzetten, dat tot doel had de veldslagen van de twee wereldoorlogen te eren en te herdenken, gebeurtenissen die de wereld hebben gevormd zoals we die vandaag kennen. We willen echter iedereen eraan herinneren dat, ondanks de huidige omstandigheden, het onze plicht is om nooit de offers te vergeten die deze mannen en vrouwen hebben gebracht, en om hun herinnering voortdurend levend te houden. Hun moedige acties hebben bijgedragen aan het behoud van onze vrijheid en vrede. We moedigen allen aan om deze geschiedenis levend te houden en deze door te geven aan toekomstige generaties, zodat de lessen uit het verleden nooit worden vergeten.
We willen al onze SOP hartelijk bedanken voor jullie onwankelbare steun, enthousiasme en passie gedurende deze reis. Jullie aanwezigheid is een ware drijvende kracht voor ons geweest, en we zijn dankbaar dat we deze unieke momenten met onze SOP hebben kunnen delen. Het is met een mix van verdriet en dankbaarheid dat we deze pagina in onze geschiedenis omslaan.
We hebben oplossingen gezocht voor alle personen die nog steeds in het bezit zijn van een ticket (Slag om Ypres) of een actieve voucher. We zijn verheugd om aan te kondigen dat jullie tickets of vouchers geldig zullen zijn voor de volgende partner OCR evenement in 2024:
Ultimate Warrior, Roermond, Nederland (2 edities zullen voorgesteld worden: Data en locaties worden bevestigd door de organisator)
Hoe? Je kan contact opnemen met de organisator van het door u gekozen evenement. Zij hebben de lijst met personen en kunnen een uitnodiging voor je opstellen.
Zorg goed voor jezelf en voor degenen om u heen.
Het War-Race Team,
Opmerking: De website www.war-race.com, Facebook- en Instagram-pagina’s, chats/emails worden vanaf deze dag niet meer opgevolgd.
