Chers SOP,
C’est avec une profonde tristesse que nous vous écrivons aujourd’hui pour partager une nouvelle difficile. Après de longues réflexions et discussions internes, nous avons été contraintes de déposer le bilan devant le Tribunal de Neufchateau. Cette décision difficile découle de notre incapacité à honorer les coûts de maintien du projet et à organiser un événement d’une telle envergure avec si peu de participants.
Cette décision est encore plus pénible étant donné les circonstances qui nous ont amenés jusqu’ici.
Permettez-nous de revenir sur les événements qui ont marqué notre parcours depuis le début. En novembre 2019, soit deux mois avant notre toute première édition Bataille d’Ardennes, nos investisseurs nous informent qu’ils se retirent de l’accord convenu pour nous soutenir pour les 5 premières courses. Ceci était un énorme coup car avec cette nouvelle, la société que nous avions contracté pour la gestion de l’événement, s’est retiré aussi par peur de non-paiement. Nous (5 individus) sans l’expérience dans le monde événementiel, avons du tout faire nous-même. Gestion du parcours qui va de 5KM a 25KM, balisage, camp de base, gestion logistique avec les obstacles, poids de pénalité, etc… Le 5 janvier 2020, avec une grande dose d’espoir et d’excitation, nous avons lancé la première édition de Bataille d’Ardennes avec un grand succès de 1400 participants. Nous avions déjà des accords avec Ypres, Arromanches-les-Bains, Nieuport, Arnhem et d’autres pour l’organisation des courses prochaines. Malheureusement, la pandémie mondiale de COVID-19 s’est abattue sur le monde, bouleversant nos vies et posant d’énormes défis pour tous les secteurs, y compris le nôtre. Aucune entrée car aucun événement n’a pas avoir lieu mais les frais liés à notre start-up étaient bien présents. Malgré ces circonstances inattendues, nous avons pu organiser l’événement Bataille d’Arnhem avec seulement 300 participants, bien que le nombre n’ait pas été aussi élevé que prévu mais nous voulions le faire quand même pour améliorer nos compétences. Comme vous le savez tous notre seuil minimum pour organiser un tel événement est de 600 participants au minimum. Cette édition n’était pas non plus facile à mettre en œuvre car la veille de la course, la ville nous informe que nous ne pouvons traverser le fleuve comme initialement prévu. Nous étions donc contraints de modifier en dernière minute une grande partie du parcours et l’organisation de celle-ci.
Ensuite aucun événement jusque 2022, mais une nouvelle surprise inattendue. La douane estime que nos KAMOS ont une valeur d’achat de 50€ alors que nous les vendons à 55€. Nous avons essayé de démontrer qu’aucune entreprise achèterai un produit à 50€ pour le vendre à 55€, mais en vain. Nous étions contraints de payer une somme de 21.000€ pour pouvoir récupérer nos KAMOS. L’équipe à décidé de faire un nouveau prêt pour y parvenir et garder en vie le projet. La deuxième édition Bataille des Ardennes (2022) avec 970 participants (une diminution de 29%). Le bilan financier n’était toujours pas bon vu les investissements engagés. La veille de la course nos balisages étaient vandalisés, nos gilets n’étaient toujours pas arrivés à la suite d’un problème logistique dans l’entrepôt de Pays bas…. Tous ces problèmes nous avions du les gères avec notre petite équipe. Ensuite, en septembre 2022, la deuxième édition de Bataille d’Arnhem, seulement 500 participants.
Nous avions espéré que les choses s’amélioreraient mais nous avons été confrontés à de nouveaux obstacles et incertitudes liés à la pandémie. Malgré tous nos efforts pour adapter nos plans et assurer la sécurité de tous les participants, la troisième édition de Bataille d’Ardennes a également été marquée par une participation diminuée, avec seulement 650 participants (diminution de 46% par rapport à la première édition). Cette année, nous avions placé tous nos espoirs dans la première édition de Bataille d’Ypres, avec des attentes élevées et le désir de rendre cet événement mémorable. Malheureusement, nous avons dû faire face à une réalité inévitable. Le nombre de participants inscrits pour l’événement d’Ypres est resté bien en deçà de nos attentes et des exigences financières pour le maintenir à flot. Malgré nos efforts inlassables pour promouvoir l’événement, le nombre de 199 participants a rendu impossible la poursuite de notre projet.
Vous vous demandez peut-être pourquoi une société ne peut plus continuer si le bilan financier ne le permet pas. La raison est simple : pour organiser un événement d’une telle envergure, nous devons prendre en compte de nombreux facteurs, tels que la gestion du parcours et du site, la mise en place des infrastructures nécessaires, la sécurité des participants, la logistique, le personnel, la communication, les récompenses et pour nous la gestion des KAMOS et le poids de pénalité et bien d’autres aspects. Tous ces éléments ont un coût financier qui doit être couvert par les revenus de l’événement, notamment les frais d’inscription des participants et les partenariats avec les sponsors. Malheureusement, lorsque le nombre de participants est trop faible, les revenus générés ne sont pas suffisants pour couvrir les dépenses engagées, ce qui entraîne des difficultés financières insurmontables.
Nous comprenons que cette nouvelle peut être dévastatrice pour vous, et nous tenons à vous exprimer notre profonde gratitude pour votre soutien et votre fidélité indéfectibles tout au long de cette aventure. Nous avons vécu des moments inoubliables ensemble, repoussant nos limites, renforçant notre esprit de communauté et célébrant l’honneur et le dépassement de soi. Vous avez été une partie essentielle de cette communauté, un pilier sur lequel nous avons pu nous appuyer.
En terminant cette lettre, nous souhaitons exprimer notre profonde reconnaissance envers toutes les personnes qui ont soutenu notre projet avec une passion inébranlable et un dévouement indéfectible. Vous savez qui vous êtes et ce que vous avez fait pour nous. Votre soutien nous a inspirés et nous a donné la force nécessaire pour relever les défis auxquels nous avons été confrontés. Nous tenons à vous remercier du fond du cœur pour votre temps, soutien et présence inébranlable, vos encouragements constants et votre croyance en notre mission.
Nous sommes profondément attristés de ne pas pouvoir poursuivre ce beau projet qui visait à honorer et commémorer les batailles des deux guerres mondiales, des événements qui ont forgé le monde que nous connaissons aujourd’hui. Cependant, nous souhaitons vous rappeler à tous que malgré les circonstances actuelles, il est de notre devoir de ne jamais oublier les sacrifices consentis par ces hommes et ces femmes, et de continuer à perpétuer leur mémoire. Leurs actions courageuses ont contribué à préserver notre liberté et notre paix. Nous vous encourageons tous à maintenir vivante cette histoire et à en parler aux générations futures, afin que les leçons du passé ne soient jamais oubliées.
Nous tenons à remercier tous nos SOP du fond du cœur pour votre soutien indéfectible, votre enthousiasme et votre passion tout au long de cette aventure. Votre présence a été un véritable moteur pour nous, et nous sommes reconnaissants d’avoir pu partager ces moments uniques avec vous. C’est avec un mélange de tristesse et de gratitude que nous tournons cette page de notre histoire.
Nous avons cherché des solutions pour toutes les personnes ayant encore un ticket (Bataille d’Ypres) ou un voucher actif. Nous sommes donc heureux de vous annoncer que vos tickets ou vouchers seront valable pour la course partenaire suivante :
2024 : Ultimate Warrior, Roermond, Pays-Bas (2 courses seront proposées en 2024: Dates et lieux seront confirmées par l’organisateur)
Comment ? Vous pouvez contacter l’organisateur de l’événement de votre choix. Ils ont la liste des personnes et ils peuvent vous préparer une invitation.
Prenez soin de vous et les autres autours de vous,
La War-Race Team,
Note : Le site internet www.war-race.com, les pages facebook et instagram, les chats/emails ne seront plus suivis dès ce jour.
